Purchase Order & Inventory Management System Sistema de Gestión de Órdenes de Compra e Inventario
VAGADAMIA — Nationwide Hardware Sales & SupplyEnd-to-end platform to manage purchase orders, inventory, invoicing, service orders, and maintenance—complete with automated status updates, role-based access, dashboards, notifications, and PDF document generation. Includes a public-procurement monitor (web scraping) to detect new government orders in real time. Plataforma integral para gestionar órdenes de compra, inventario, facturación, órdenes de servicio y mantenimiento, completa con actualizaciones automáticas de estado, acceso basado en roles, paneles, notificaciones y generación de documentos en PDF. Incluye un monitor de compras públicas (web scraping) para detectar nuevos pedidos gubernamentales en tiempo real.
- React
- TypeScript
- Express
- Sequelize
- Tailwind CSS
- shadcn/ui
- Web Scraping
Achievements and Results Logros y Resultados
Operational Unification: Centralized purchase orders, inventory, invoicing, and service orders in one system.
Automated Status Flow: Order and maintenance states update automatically based on edits and workflow events, reducing manual errors.
Maintenance Revamp: A previously inactive maintenance module was rebuilt, enabling effective scheduling and planning.
Bulk PDF Generation: Replaced manual creation of dozens of reports with one-click batch generation (delivery records, technical warranties, technology currency warranties, maintenance schedules, OEM certificates).
Public Procurement Monitor: Web scraping flags new government orders immediately, speeding up registration and follow-up.
Role-Based Security: Fine-grained roles and permissions control who can create, edit, or delete records.
Clear Insights: Dashboards and cards provide at-a-glance status and upcoming maintenance notifications.
Legacy Upgrade: Replaced a fragile legacy PHP system with a modern, reliable stack.
Unificación Operativa: Se centralizaron órdenes de compra, inventario, facturación y órdenes de servicio en un solo sistema.
Flujo de Estado Automatizado: Los estados de pedidos y mantenimiento se actualizan automáticamente en función de ediciones y eventos del flujo de trabajo, reduciendo errores manuales.
Renovación de Mantenimiento: Se reconstruyó un módulo de mantenimiento previamente inactivo, permitiendo una programación y planificación efectivas.
Generación Masiva de PDF: Se reemplazó la creación manual de docenas de informes con generación por lotes con un solo clic (actas de entrega, garantías técnicas, garantías de vigencia tecnológica, cronogramas de mantenimiento, certificados OEM).
Monitor de Compras Públicas: El web scraping marca nuevos pedidos gubernamentales de inmediato, acelerando el registro y el seguimiento.
Seguridad Basada en Roles: Roles y permisos detallados controlan quién puede crear, editar o eliminar registros.
Información Clara: Los paneles y tarjetas proporcionan estado de un vistazo y notificaciones de mantenimiento próximos.
Actualización de Sistema Heredado: Se reemplazó un frágil sistema heredado en PHP por un stack moderno y confiable.
This project modernized VAGADAMIA’s core operations—accelerating order intake, standardizing maintenance, and automating documentation—while laying a scalable foundation for continued growth. Este proyecto modernizó las operaciones centrales de VAGADAMIA: acelerando la recepción de pedidos, estandarizando el mantenimiento y automatizando la documentación, al tiempo que sentó una base escalable para el crecimiento continuo.
Project description Descripción del proyecto
This ongoing project delivers a comprehensive management platform for VAGADAMIA, a nationwide hardware supplier. It replaces a legacy PHP system and streamlines daily operations across orders, inventory, and services.
The system covers:
Purchase Orders & Invoicing: Create and track purchase orders with automatic state transitions. Invoicing records are registered and linked to orders to keep financial traces consistent.
Service Orders & Maintenance Scheduling: Plan maintenance with clarity: next visit, location, number of devices, what follows, plus views for the current and next month. Notifications alert users about upcoming work.
Serial Numbers & Warehouse Inventory: Manage individual devices by serial number, monitor warehouse stock and status, and associate units to purchase orders—or mark them as available inventory.
Documents & PDF Generation: One-click batch export for delivery records, technical warranties, technology currency warranties, maintenance schedules, and original-equipment certificates. What used to mean manually producing tens of PDFs now takes a single action.
Dashboards, Cards & Notifications: Clean dashboards show key metrics and statuses at a glance, while targeted notifications keep teams ahead of deadlines.
Public Procurement Watcher (Web Scraping): Automatically checks government procurement portals for new orders and surfaces them for quick registration—solving the previous blind spot in early detection.
Roles & Permissions: Granular access rules define who can create, edit, or delete data across modules, improving security and governance.
Built with React on the frontend, TypeScript throughout, and an Express backend using Sequelize. UI is implemented with Tailwind CSS and shadcn/ui. The architecture emphasizes maintainability, clear workflows, and automation to reduce repetitive work.
Este proyecto en curso ofrece una plataforma de gestión integral para VAGADAMIA, un proveedor de hardware a nivel nacional. Reemplaza un sistema PHP heredado y agiliza las operaciones diarias en pedidos, inventario y servicios.
El sistema cubre:
Órdenes de Compra y Facturación: Crea y rastrea órdenes de compra con transiciones de estado automáticas. Los registros de facturación se registran y vinculan a los pedidos para mantener consistentes los rastros financieros.
Órdenes de Servicio y Programación de Mantenimiento: Planifica el mantenimiento con claridad: próxima visita, ubicación, cantidad de dispositivos, lo que sigue, además de vistas para el mes actual y siguiente. Las notificaciones alertan a los usuarios sobre el próximo trabajo.
Números de Serie e Inventario de Almacén: Gestiona dispositivos individuales por número de serie, monitorea el stock y estado del almacén, y asocia unidades a órdenes de compra, o márcalas como inventario disponible.
Documentos y Generación de PDF: Exportación por lotes con un solo clic para actas de entrega, garantías técnicas, garantías de vigencia tecnológica, cronogramas de mantenimiento y certificados de equipos originales. Lo que solía significar producir manualmente decenas de PDF ahora requiere una sola acción.
Paneles, Tarjetas y Notificaciones: Los paneles limpios muestran métricas clave y estados de un vistazo, mientras que las notificaciones específicas mantienen a los equipos por delante de los plazos.
Monitor de Compras Públicas (Web Scraping): Revisa automáticamente los portales de compras públicas en busca de nuevos pedidos y los muestra para un registro rápido, resolviendo el punto ciego anterior en la detección temprana.
Roles y Permisos: Reglas de acceso granulares definen quién puede crear, editar o eliminar datos en los módulos, mejorando la seguridad y la gobernanza.
Construido con React en el frontend, TypeScript en todo, y un backend de Express utilizando Sequelize. La UI está implementada con Tailwind CSS y shadcn/ui. La arquitectura enfatiza la mantenibilidad, flujos de trabajo claros y automatización para reducir el trabajo repetitivo.
Example: maintenance planning with editable reports and PDF generation. Ejemplo: planificación de mantenimiento con informes editables y generación de PDF. 
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